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Para lograr el control y manejo del almacén se requiere de un buen almacenero, con atributos como ser inteligente, preferentemente joven, con un nivel de escolaridad al menos medio, ordenado, responsable, y sobre todo honesto.

Sin embargo, debemos estar conscientes que, aunque exista una gran cantidad de controles, siempre habrá una forma de que el almacenero, solo o en combinación con cocineros, barman, contador y proveedores incurran en algún fraude.

Un aspecto importante, en el control de costos en el almacén, es el referido a la recepción de mercancías. En ocasiones, los proveedores al entregar los productos y materias primas, las primeras veces lo harán con calidad y características solicitadas, pero algunos de ellos, al notar que no se les revisa de manera adecuada, seguramente empezarán a reducir la calidad o a entregar menor cantidad de la facturada.

Dentro de las políticas más usadas en los restaurantes organizados para la recepción de la mercancía están:

. Establecer un horario específico, evitando que los proveedores lleguen cualquier día y a cualquier hora.

. Pesar, medir o contar toda la mercancía (según su naturaleza) y cotejarlo siempre con la factura o remisión. Para ello se recomienda contar con básculas de 200, 5 y 2 kilos.

. Exigir al proveedor que siempre entregue la factura antes del producto. De lo contrario se prestará para fraudes.

. En caso de haber devoluciones o faltantes, deberá realizarse el informe de reclamación correspondiente.

. No aceptar regalos del proveedor ni permitir que entre en el almacén o establezca conversaciones no indispensables con el almacenero o chef.

. Utilizar una puerta de acceso de mercancía diferente a la de los clientes y empleados.

Igualmente, antes de recibir la mercancía es conveniente efectuar pruebas de rendimiento para cada producto, y encontrar el peso, color, textura, marca, presentación y empaque más adecuado para el restaurante. 

Acomodo en almacén

El acomodar adecuadamente la mercancía en el almacén permite encontrar los productos más fácilmente, evitar mermas, robos y fugas, así como la rotación natural de los productos, mejorar su conservación, control y el suministro a los diferentes departamentos.

Para lograr lo anterior se recomienda:

. Utilizar anaqueles que permitan aprovechar mejor el espacio en almacén.

. Identificar las áreas más frescas y ventiladas del lugar con el propósito de colocar ahí las frutas  y verduras que no requieren refrigeración.

. Identificar las áreas de más difícil acceso para el personal con el fin de acomodar ahí los productos de mayor costo, por ejemplo, vinos, licores, ciertos utensilios, entre otros.

. Colocar los productos más pesados en las partes inferiores de los anaqueles.

. Si se va emplear el suelo, deben utilizar tarimas o parles que permitan la limpieza y se disminuya el contacto con el polvo y la humedad.

. Fumigar frecuentemente en todo el restaurante, en especial las áreas de cocina y almacén.

. Llevar control de los productos que tienen caducidad para evitar que permanezca demasiado tiempo en almacén y que ponga en riesgo su calidad.

. Acomodar la mercancía en el mismo orden que se registra en la tarjeta de estiba.

Registro en la Tarjeta de Estiba

La tarjeta de estiba es el principal documento que lleva el almacenero, en ella se registra y controlan los movimientos de mercancías del restaurante. Aunque existen muchos formatos para hacerlas, uno de los más adecuados es el que contempla elementos como:

-Nombre del producto.

-Unidad de medida.

- Costo unitario. 

- Fecha de Recepción y Salida de las mercancías.

- Saldos y Columna de firma, donde se pueden verificar las revisiones del área de economía al almacén.

Rotación de Inventarios

La rotación de inventarios es una de las razones financieras utilizadas para analizar la eficiencia en el manejo del almacén de una determinada empresa.

Dicha rotación puede ser calculada en forma mensual, semestral o anual. Para ello, simplemente habrá que utilizar el costo que corresponda a ese período. Es decir, si calculamos la rotación mensual, solo habrá que registrar el costo que corresponda a ese período en el numerador de la fórmula.

Si las ventas varían, el inventario deberá ser ajustado de forma práctica, ya que de lo contrario la mercancía se estancará o faltará, lo que a su vez ocasionará mayores mermas y menor calidad. 

Sin embargo, como el almacén contará casi siempre con múltiples productos, encontraremos que los niveles de rotación de los mismos no serán iguales. Por ello debemos realizar el cálculo de la rotación, al menos para los productos fundamentales, y mantener un adecuado control en las compras del resto de los productos con el propósito de evitar excesos y/o insuficiencias de los mismos.

En algunos libros de ingeniería industrial se indica que, mientras menor sea el inventario de las empresas, mayor será su eficiencia. Esto es generalmente falso, ya que únicamente funciona cuando las condiciones de mercado y costos de almacenaje lo permitan, lo que solo se cumple en una minoría de los casos.

Máximos y Mínimos en un almacén

Saber la capacidad máxima y mínima de almacenamiento es indispensable para un restaurante y hotel, en aras de evitar su desabastecimeinto o por el contrario la caducidad de productos de lenta rotación

       Para  calcular el Máximo se deberá tomar en cuenta:

. Capacidad de almacenamiento.

. Descuentos sobre compras.

. Precio de mayoreo.

. Capacidad de distribución del proveedor.

. Caducidad del producto.

. Mermas y fugas por exceso de almacenaje.

. Costo financiero.

. Costo de oportunidad.

Para el Mínimo deben analizarse:

. Tiempo que tarda el proveedor en resurtir.

. Contingencias observadas en ese proveedor anteriormente (nivel de confiabilidad).

. Posibles fluctuaciones de la demanda.

. Caducidad del producto.

Este tipo de sistemas funciona en forma adecuada si el consumo fuera constante, de tal forma que justo cuando la mercancía estuviera prácticamente por acabarse y se llegara al mínimo, entonces mágicamente llegará el proveedor con la nueva compra cuando la mercancía se termine.

El mantener adecuadamente las temperaturas en los refrigeradores del almacén, cocina y barra permitirá contar con productos más frescos, mejor presentados y, sobre todo, reducir las mermas. Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente, ya que ello no permite que se degrade, sobre todo los cárnicos y pescados.

Transferencias Internas

Las transferencias internas son formatos  de control que permiten el traslado de mercancías del almacén a los puntos de venta. Son de suma importancia, ya que de no elaborarlas se perdería el control tanto del almacén como de las distintas áreas de producción y de consumo. Las transferencias internas permiten legalizar las salidas del almacén.

Por otra parte, la administración y sus directivos deben tener en cuenta que, en ocasiones, el personal tiene un sexto sentido para identificar los materiales y la materia prima que no se controlan, por lo que será necesario que sistemática y sorpresivamente realicen un seguimiento de los productos, desde que entran al almacén hasta que salen del mismo. 

Se dice que en muchos restaurantes, los gerentes o los capitanes que suelen autorizar las transferencias internas, la firman como si se tratara solo de un trámite, sin importar las repercusiones que implica surtir más o menos de lo necesario.

En los días de descanso del almacenero o en los horarios que no se encuentre, no es correcto que varias personas tengan acceso al almacén y que también sean varios los que surtan, debido a que se pierde el control, además, de que en caso de haber faltantes nunca se conocerá el responsable.

La importancia en el control de inventarios incide directamente en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades. Si bien las ventas son el motor de la empresa, si los inventarios no operan con efectividad, no habrá material suficiente para poder trabajar, el cliente estará y la oportunidad de tener utilidades se disolverá. Por eso, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no solo al “robo hormiga”, sino también a mermas y desperdicios, lo que puede causar un fuerte impacto sobre las utilidades.  

Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.

Falta de registros 

El microempresario, también conocido como “hombre orquesta”, difícilmente encuentra tiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras, las ventas, la producción, el manejo de personal, del efectivo... El empresario ocupa su tiempo más en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico. 

En cuanto a la falta de registros (no solo de inventarios, sino de cualquier tipo de operación) se oyen los siguientes comentarios:

. Los registros son complicados y “solo los contadores los entienden”.

. Se necesita un programa de cómputo “carísimo” y complicado de entender.

. “Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día”.

. No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario”.

En efecto, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, pero muchas veces se olvida que contar con registros de inventario no es simplemente necesario porque las empresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide), o porque los necesitamos para armar nuestro balance general.  

El objetivo principal es contar con información suficiente y útil  para minimizar costos de producción, aumentar la liquidez, mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.

Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados no nos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de información, si no los alimentamos con información real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, en múltiples ocasiones, la falta de soporte técnico de parte del proveedor. En otras  palabras, es como si nos vendieran un avión y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lo necesitamos, sino el día que pueden, si es que pueden o quieren.  

Por ello es recomendable la utilización de herramientas más sencillas pero igualmente poderosas como la hoja de cálculo.

El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grande o tan pequeño como nuestra gama de productos. 

No necesariamente una gama de productos extensa implica problemas enormes. Lo que sí complica la operación de nuestro negocio es una gran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero también sushi, tortas, tacos, helados, tostadas y comida internacional, entonces nos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un inventario demasiado alto, y por ello a organizarnos mejor.